やぁみんな！
今回はMacのMailで定型文を利用する3つの方法っていう話をしようと思うぞ。
仕事で Mac の Mail を使っていて、メールを書くときに宛名やちょっとした報告、連絡といったところに定型文を使いたいと思っているおともだちは読んでみてくれ。
「署名」「下書き」「ユーザー辞書」を定型文に使う
基本機能や機能拡張で定型文を登録したり使ったりできるものがあるといいんだけど、どうやらないみたいだ。
Thunderbird には「Quicktext」っていう便利な機能拡張があって助かったんだけど、Apple の Mail にはああいうのがないみたいだ。。。
さて、ではどうするかと調べてみると、いくつかの方法が見つかったぞ。
それが、「署名」「下書き」「ユーザー辞書」という3つの方法だ。
それぞれについて詳しく説明していこう。
定型文に「署名」を利用する方法
メールの基本機能である「署名」を利用する方法だ。
署名はその名のとおり、メールの文末に名前や連絡先といった定型文を挿入する機能だよね。
これを、それ以外の定型文に利用してしまおうというもの。
設定した署名を使うときも、メール作成ウィンドウの右上にあるドロップダウンから使いたい署名を選択するだけだから、とっても簡単だ。
「署名」の定型文としての使い方
署名を設定する
- メールアプリを開く
- メニューバーから「メール」＞「環境設定」を選び、開いたウィンドウで「署名」のタブを開く
- 「すべての署名」を選択した状態で「＋」アイコンをクリックし、署名を追加する
- 追加した署名を使いたいメールアカウントにドラッグする
署名を使用する
- メール作成ウィンドウ（新規作成、返信、転送）を開く
- ウィンドウの右上のほうにある「署名」のドロップダウンリストを開き、使いたい署名を選択する
署名はメールの基本機能だし、全部の操作がメールアプリの中だけで完結する。
いい方法だとは思うんだけど、ちょっと微妙なところが1つある。
それは、
「署名は1つのメールに1つしか挿入できない」
っていうところだ。
だから、例えば
- 宛名とあいさつ
- 署名
っていう2つの定型文を組み合わせて使うことができないんだ。
やるとすれば上記のような場合も宛名から署名まで全部1つの署名として設定してしまう感じかな。
「いろんなお客さんとやりとりをするから宛先は多いんだけど署名は1つでいいんだよな〜」
っていう場合でも、いちいち全部の署名に宛名と署名をセットで設定しておく必要がある。
また、署名の設定画面でメールアカウントに対して割り当てた署名以外は使うことができない。
これはまぁ、1つのお客さんとやりとりするメールアカウントは決まっているだろうから、そんなに問題ではないけどね。
良い点
- 「メール」のアプリ内だけで完結する
- 設定も使い方もシンプルで簡単
イマイチな点
- 複数の定型文を組み合わせられない
- 署名を使いたいメールアドレスに前もって割り当てておく必要がある
- 「署名」を「定型文」として使うことにちょっとモヤモヤする
定型文に「下書き」を利用する方法
下書き保存したメールをテンプレートとして利用する方法だ。
「下書き」自体はどんなメールアプリにもある基本機能で、もちろん Apple の Mail にもその機能はある。
これをテンプレートとして使ってしまおうっていうことだね。
「下書き」の定型文としての使い方
下書きを作成してテンプレートとして保存する
- メールを新規作成して下書き保存する
- メニューバーの「メールボックス」＞「新規メールボックス…」を選び、「場所：このMac内」に「テンプレート（とか「定型文」とか「雛形」とか）」という名前のメールボックスを作成する
- このメールボックスに、先ほど保存した下書きメールをドラッグして移動する
保存したテンプレートを使用する
- テンプレートフォルダに移動し、使いたいテンプレートを選択する
- command + shift + D（メニューバーの「メッセージ」＞「もう一度送信」）で開く
- メールを作成する
この方法の最大の弱点は、「返信や転送する際には使えない」っていうところだね。
メールを新規作成する際には便利なんだけど、返信・転送の際に使えないっていうのは、結構不便だ。
返信や転送するときに使用するには、テンプレートとして保存してあるメールの文面をコピー＆ペーストして使うっていう感じになるかな。
それでも、定型文を外部エディタとかに保存しておいて、いちいちそれを開いてコピペするよりは遥かに楽だけどね。
良い点
- 「メール」のアプリ内だけで完結する
- 宛先、件名、差出人、本文を自由に設定してテンプレートとして利用できる
イマイチな点
- 返信や転送のときに使えない
- テンプレートを保存しておくメールボックスを1つ置いておかないといけない
定型文に「ユーザー辞書」を利用する方法
MacやiOSデバイスの基本機能としてある「ユーザー辞書」を利用する方法だ。
「あぷる」と入力したら変換候補として「Apple Inc. ティム・クック様」が出てくる、というような使い方だ。
「ユーザー辞書」の定型文としての使い方
ユーザー辞書を設定する
- 「システム環境設定」を開く
- 「キーボード」の項目をクリックし、「ユーザ辞書」のタブを開く
- 左下にある「＋」アイコンをクリックし、「入力」と「変換」の文字列をそれぞれ設定する
ユーザー辞書を使用する
- メールの作成画面で、ユーザ辞書に追加した「入力」の文字列を入力する
- 表示された変換候補の中から、ユーザ辞書に追加した「変換」の文字列を選択する
この方法の最大の利点はなんといっても使い方が簡単っていうところだよね。
パッと変換してサッと使えるから、使用感は抜群だ。
利点としては他にも、「他のAppleデバイスで共通して使える」っていう点がある。
ユーザー辞書は Apple ID に紐づいて管理されるから、追加したユーザー辞書はその Apple ID でログインしている他のデバイスでも使うことができるぞ。
ただ、変換前の文字列を直感的な文字列にしておかないと、なんていう文字を入力して変換させるように設定したか自分で忘れちゃう可能性がある。
また、メール以外のどの場面でも変換候補として表示されるから、普段は使わないような文字列の変換候補にしておかないとちょっとうっとおしいぞ。
あと、そもそもユーザー辞書の設定をするとき、改行を想定して作られていないから、改行を含む文字列を設定するときちょっとやりづらい。
良い点
- 普通の変換と同じ使用感で使える
- 共通の Apple ID で使っている他のAppleデバイスでも使える
イマイチな点
- 変換元の文字列を覚えておかないといけない
- メール以外のどの場面でも変換候補として表示される
- 改行を含む文字列を設定するときはちょっとやりづらい
どの方法も一長一短
紹介した3つの方法ともそれぞれ一長一短あって、「これ！」という決定打には欠けるかもしれない。
けど、外部エディタからコピペしたり、過去のメールからコピペしたりするよりはマシなんじゃないかな？
3つとも試してみて、自分に合う方法を選ぶといいかもしれないね。
さて、今回はMacのMailで定型文を利用する3つの方法について書いてみた。
どうだったかな？
みんな、よかったら参考にしてみてくれよな！
